Por: Ing. Diego Cepeda
Director de negocios de Sistema Colmena
En el medio comercial y político es concurrente hablar de las Pymes, pero ¿Realmente conocemos cuales son sus necesidades entorno a la digitalización de sus procesos y la importancia de este sector en el mercado ecuatoriano?, sin duda aun tenemos mucho por hacer.
Las pymes son un conjunto de pequeñas y medianas empresas que se caracterizan y se determinan por el número de colaboradores, volumen de ventas, niveles de producción, entre otros. Estas compañías son fundamentales para la economía de todo país. En la actualidad representan en promedio el 80% de negocios en el mundo y en nuestro país, según el INEC, las Pymes abarcan un 60% del mercado y están a cargo un 80% de la producción de productos. Son estas empresas las que en su conjunto generan empleo directo, declaran más impuestos y mantienen la economía en movimiento.
A pesar de esto, generalmente las Pymes en comparativa con grandes empresas tienen desventaja en materia de procesos administrativos y productivos; en el Ecuador es palpable una diferencia entre una empresa grande o una multinacional y una PYME, da la impresión de que existen 10 años de diferencia entre estas o más. Existe una realidad que no podemos cambiar fácilmente y se atribuye a que una Pyme nace y aprende en el camino, en este transcurrir puede pasar varias situaciones y una ellas es acostumbrarse a trabajar de forma manual, con deficientes procesos administrativos, y la falta de uso de herramientas de gestión.
Uno de los procesos base importante en toda empresa, así como lo son las ventas , talento humano , marketing, finanzas, también es el control y gestión donde la contabilidad con sus procesos asociados se vuelven vitales al momento de analizar información para la toma de decisiones, en muchos casos los departamentos contables o las personas responsables de tener en orden la contabilidad son externos por servicios de Outsourcing y esta práctica cada día va e aumento por las ventajas que implica, en especial desde el aceleramiento digital derivado desde inicio de la pandemia de COVID-19.
¿Qué rol tiene en la industria la contabilidad 4.0?
Con la llegada de industria 4.0 (Internet de las cosas) y con las transformación digital, muchas empresas, procesos de negocios, comercios e industria en general se han transformado o se han visto obligadas a transformarse, sin embargo en nuestro país aún tenemos una brecha por cubrir y los proceso contables no son la excepción tanto así que, países en la región como Chile y Colombia nos llevan años de ventaja y esto se debe principalmente a que en la contabilidad 4.0 un recurso fundamental es la aplicación e implementación de tecnología por medio de software contable o ERP en infraestructura Cloud, Software Saas ( Software as a services) y la del equipo contable que domine los procesos y el uso de la tecnología en la ejecución de las actividades.
¿Y por qué es tan necesario este cambio?
Entre múltiples respuestas una de ellas es contar con información del negocio en tiempo real, es decir saber qué pasa en la hora cero como en la hora 24, sin importar en qué lugar se encuentre el tomador de decisiones, mientras cuente con acceso a internet que cada día llega a más lugares, para que esto ocurra es importante contar con un equipo de trabajo propio o terceros, con conocimiento actualizado, sobre todo que acepten en su ADN la inclusión de procesos tecnológicos. Además, debe contar con un software contable que brinde las garantías para el buen uso en los procesos de negocios y que su principal característica sea la escalabilidad, es decir, que posea la capacidad de crecer conforme las necesidades de la actividad económica.
En mi experiencia en el ámbito de consultoría e implementación de software “COLMENA”, he podido analizar comportamientos claves que se deben tomar en cuenta para garantizar un buen rendimiento del proyecto de digitalización o automatización contable: definir el problema a resolver o área de oportunidad a mejorar, involucrar el equipo de trabajo de las áreas claves, elegir la solución que cubra las necesidades del negocio, que sea escalable y definir el alcance inicial o final del proyecto en caso de etapas.
Hoy en día es imperante la necesidad de que las empresas se actualicen, es una prioridad que se invierta en la mejora y optimización de la gestión contable en la compañía, tomando en cuenta que no solo es la contabilidad como tal, sino todos los actores de las demás áreas de la empresa. Por citar un ejemplo, si un ejecutivo comercial hace una venta, genera una afectación contable que lo ideal es que se actualice de forma automática en los estados financieros del negocio sin importar desde qué lugar del país se efectuó la comercialización. Si trabajamos en estos procesos, focalizando la excelencia operacional la pequeña – mediana empresa y las grandes compañías ecuatorianas puede ampliar sus horizontes, diversificar sus inversiones y de esta manera la capacidad productiva y tecnológica en nuestro Ecuador se incremente.
Cada día vendrán nuevos cambios y debemos estar listos para adaptarnos.